Ringkasan Bab
Bab ini menjelaskan administrasi DHASTRAM, mulai dari manajemen user, hak akses, company access, perioda, master data, update modul, backup, restore, upgrade, keamanan, hingga tata kelola data strategis.
21.1 Manajemen User
Manajemen user dilakukan agar setiap pengguna memiliki identitas, peran, dan ruang kerja yang jelas. Pada DHASTRAM, user biasanya dikelompokkan sebagai administrator, tim Strategy Management Office, direksi, owner strategic objective, owner KPI, owner initiative, dan peserta review.
- Buat user dari menu pengaturan Odoo sesuai kebijakan organisasi.
- Gunakan nama, email, dan role yang mudah dikenali.
- Hindari pemakaian satu akun bersama karena menyulitkan audit trail.
- Nonaktifkan user yang sudah tidak bertugas di organisasi atau proyek strategi.
21.2 Hak Akses
Hak akses menentukan apa yang boleh dilihat dan dilakukan oleh setiap user. Prinsip yang dianjurkan adalah memberi akses sesuai kebutuhan kerja, bukan akses seluas mungkin.
| Kelompok User | Akses Utama | Catatan |
|---|---|---|
| Administrator | Konfigurasi sistem, modul, user, company, backup | Dibatasi untuk tim teknis tepercaya. |
| SMO | Kelola data strategi, dashboard, review, finding, action | Menjaga kualitas dan konsistensi data. |
| Direksi | Membaca dashboard, review, keputusan strategis | Fokus pada informasi ringkas dan drill-down. |
| Owner | Update objective, KPI, initiative, action sesuai tanggung jawab | Akses dapat dibatasi per company dan perioda. |
21.3 Company Access
Company access memastikan user hanya bekerja pada perusahaan atau unit simulasi yang relevan. Dalam implementasi multi-company, pengaturan ini sangat penting agar data strategis tidak tercampur.
21.4 Perioda Analisis
Perioda analisis adalah batas waktu strategi, misalnya 2026, 2026-2028, atau semester tertentu. Admin perlu menjaga agar perioda aktif sesuai dengan company yang sedang dipakai.
- Buat perioda strategis baru sebelum siklus perencanaan dimulai.
- Tetapkan current period untuk memudahkan dashboard.
- Pastikan setiap record strategi memiliki company dan perioda yang benar.
21.5 Master Data
Master data mencakup company, perioda, perspektif, owner, unit kerja, jenis initiative, kategori dependency, status, dan data referensi lain yang dipakai berulang.
21.6 Update Modul
Update modul dilakukan ketika ada perbaikan fitur, perubahan field, perubahan tampilan, atau penyesuaian logic. Pada Odoo, update dapat dilakukan melalui Apps setelah daftar aplikasi diperbarui.
21.7 Instalasi Add-on Demo
Add-on demo digunakan untuk mengisi contoh data pelatihan. Data demo sebaiknya dipasang pada database latihan, bukan database produksi, kecuali organisasi memang membutuhkan contoh internal untuk pembelajaran.
21.8 Backup Database
Backup database melindungi data strategis dari kehilangan akibat kesalahan input, gagal update, kerusakan server, atau perubahan konfigurasi. Backup minimal dilakukan sebelum update modul dan secara berkala sesuai kebijakan TI.
- Simpan backup di lokasi yang aman dan berbeda dari server utama.
- Catat tanggal, versi modul, dan tujuan backup.
- Lakukan uji restore berkala agar backup benar-benar dapat dipakai.
21.9 Restore Database
Restore database digunakan untuk mengembalikan sistem ke kondisi tertentu. Restore harus dilakukan hati-hati karena dapat menimpa data baru setelah waktu backup.
21.10 Upgrade DHASTRAM
Upgrade DHASTRAM dapat mencakup perubahan kode modul, struktur data, tampilan dashboard, field baru, atau migrasi ke versi Odoo berikutnya. Upgrade harus dikelola sebagai perubahan sistem, bukan sekadar upload file.
| Tahap | Yang Dilakukan | Output |
|---|---|---|
| Persiapan | Backup, catat versi, cek dependensi | Rencana upgrade |
| Uji coba | Update di staging, buka menu utama, cek dashboard | Daftar temuan |
| Produksi | Update saat waktu rendah aktivitas | Sistem versi baru |
| Verifikasi | Cek KPI, initiative, review, finding, maturity | Berita acara/verifikasi |
21.11 Audit Trail dan Keamanan
Audit trail membantu organisasi mengetahui siapa yang membuat, mengubah, atau menindaklanjuti data. Keamanan data strategis perlu memperhatikan akses user, backup, enkripsi server, kebijakan password, dan pembatasan akses teknis.
21.12 Tata Kelola Data Strategis
Tata kelola data strategis mengatur siapa yang boleh membuat, mengubah, memvalidasi, dan menutup data. Tanpa tata kelola, dashboard dapat penuh angka tetapi kurang dapat dipercaya.